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[ Unidades de Investigação e Investigadores – Programa de Financiamento Plurianual de Unidades de I&D ]

Normas de Execução Financeira

1. Âmbito do financiamento

1.1. As verbas atribuídas destinam-se a financiar as despesas da Unidade previstas no orçamento apresentado à Fundação para a Ciência e a Tecnologia (FCT) e que mereceu a sua concordância.

1.2. A gestão do presente financiamento é da responsabilidade da Unidade e da respectiva Instituição de Acolhimento.

2. Despesas elegíveis

2.1. As despesas elegíveis para este Programa são aquelas que directa e justificadamente contribuam para a execução do plano de actividades apresentado.

2.2. Em caso algum poderá haver sobrefinanciamento das despesas apoiadas, pelo que os custos elegíveis e efectivamente comparticipados por outros programas/medidas/acções comunitários ou nacionais não poderão ser objecto de financiamento pelo presente Programa.

2.3. No âmbito deste Programa, são elegíveis, quanto à sua natureza, as seguintes despesas:

• Despesas correntes da Unidade, incluindo despesas de pessoal (nomeadamente bolseiros, contratados e prestadores de serviços), despesas associadas à vinda de cientistas residentes no estrangeiro, despesas associadas a missões de investigadores da Unidade no país e no estrangeiro, despesas de manutenção de equipamentos, despesas com materiais consumíveis e outras despesas correntes.
• Despesas de capital da Unidade, incluindo instrumentação e equipamento e adaptação e melhoria de instalações.

2.4. A elegibilidade das despesas depende, para além da sua natureza, da respectiva legalidade, devendo designadamente ser respeitados os seguintes princípios:

• As despesas apenas podem ser justificadas através de factura ou documento equivalente (artº 28º do Código do IVA) e recibo, devendo estar cumpridos todos os imperativos fiscais definidos nos termos do artº 35º daquele Código, bem como, no caso das entidades públicas, os normativos legais que regulam a realização de despesas públicas;
• Quando a dívida não possa ser suportada por emissão da factura, poderão aceitar-se notas de honorários que, para serem equivalentes a factura para efeitos de financiamento do FEDER, têm de preencher os requisitos estipulados no nº5 do artº 35º do Código do IVA.

3. Despesas não elegíveis

A elegibilidade dos custos é definida pela legislação nacional e comunitária aplicável às acções financiadas pelo FEDER, não sendo elegíveis, designadamente, os seguintes encargos:

• IVA, excepto quando suportado por organismos que não são ressarcidos desse imposto;
• Salários e complementos salariais de docentes, investigadores e outro pessoal com vínculo à Administração Pública;
• Compra de veículos;
• Amortizações de equipamento existente, cuja compra tenha sido financiada por fundos públicos (comunitários e/ou nacionais);
• Construção ou aquisição de edifícios e terrenos.

4. Contabilidade específica

4.1. As despesas imputáveis a este Financiamento devem ser contabilizadas de acordo com o POC e, sempre que tal procedimento não seja aplicável, devem ser criadas contas específicas para o seu registo.

4.2. As entidades de direito público são obrigadas a respeitar as normas da Direcção-Geral do Orçamento em matéria de arrecadação de receitas e de realização de despesas.

4.3. Os originais dos documentos de receita e despesa devem estar arquivados em pastas próprias de acordo com a organização da contabilidade a que a entidade se encontra obrigada, reportando à contabilidade específica das despesas financiadas por este Programa, através da aposição de um carimbo com os seguintes elementos:

a. No caso de Unidades financiadas pelo Programa Operacional Ciência e Inovação 2010 (POCI 2010)

b. No caso de Unidades financiadas pelo Programa Operacional Sociedade do Conhecimento (POSC)

5. Processo do financiamento plurianual da Unidade

5.1. Deve ser organizado um processo relativo à contabilidade específica do financiamento plurianual, o qual deve permanecer na Unidade ou na Instituição de Acolhimento e ser constituído, nomeadamente, pelos seguintes documentos:

1. Originais ou cópia dos documentos de receita e de despesa, sendo, neste último caso, os documentos fotocopiados depois de carimbados;
   
   
2. Mapa de imputações das despesas comuns a outros financiamentos comunitários ou nacionais, com a fundamentação das chaves de imputação ao Financiamento em causa;
   
   
3. Balancetes semestrais, com os movimentos do semestre e acumulados;
   
   
4. Listagens das despesas imputadas ao presente Financiamento;
   
   
5. Cópia do processo de candidatura ao financiamento plurianual, da comunicação da decisão de aprovação, do plano de actividades e do orçamento de aplicação do financiamento e respectivos pareceres do conselho científico e da comissão permanente de aconselhamento científico, dos pedidos de alterações, das comunicações de autorização referentes aos pedidos de alterações, dos relatórios de actividades anuais e dos documentos de prestação de contas, da comunicação pela FCT das transferências das várias tranches, e demais correspondência relativa ao financiamento plurianual trocada entre a FCT e a Unidade.

5.2. O processo deve manter-se actualizado.

6. Relatório financeiro

O relatório anual de actividades a enviar à FCT deve ser acompanhado dos seguintes elementos relativos à aplicação do financiamento concedido:

1. Conta global da Unidade, onde devem estar evidenciadas as suas receitas globais, por fontes de financiamento, e as respectivas despesas;
   
   
2. Mapa de execução orçamental relativo ao financiamento plurianual, onde deve estar evidenciado o saldo não utilizado no ano anterior, as verbas recebidas durante o ano e a sua aplicação, por tipo de despesa conforme o orçamento;
   
   
3. Mapa comparativo das despesas previstas e pagas, por tipo de despesa constante do orçamento;
   
   
4. Relação, por tipo de despesa conforme o orçamento, dos documentos comprovativos (factura e recibo), com indicação do seu nº e data, descrição da despesa tal como consta dos respectivos documentos, valor (sem IVA) e montante do IVA, taxa de imputação e valor imputado ao Financiamento (sem ou com IVA, consoante a entidade seja ou não ressarcida desse imposto) e o respectivo registo contabilístico [data do lançamento, nº do documento e conta(s) debitada(s)];
   
   
5. Cópia das facturas e recibos, em boas condições de legibilidade, no caso de as respectivas despesas terem sido imputadas a outros financiamentos e no caso de a entidade considerar preferível a junção dessas cópias em vez da sua descrição, tal como consta dos respectivos documentos, na relação referida em d).
   
   
6. Declaração da entidade de que não foi ressarcida do IVA suportado com as despesas imputadas ao financiamento plurianual;
   
   
7. Declaração assinada pelo responsável da Unidade de que se responsabiliza pelas despesas imputadas ao financiamento plurianual, quanto à sua elegibilidade e ao cumprimento das demais disposições legais e regulamentares.

7. Acompanhamento e controlo

Embora a responsabilidade pela verificação da elegibilidade das despesas e do cumprimento das demais disposições seja da entidade beneficiária, a FCT promoverá a realização de auditorias financeiras e contabilísticas por equipas especializadas e devidamente mandatadas, ficando as entidades obrigadas a pôr-lhes à disposição todos os elementos relacionados com o presente financiamento.

8. Orçamento anual

O orçamento anual deve especificar as despesas respeitantes a:

• Bolsas e outras despesas de pessoal científico ou técnico, residentes no país ou no estrangeiro, devidamente discriminadas
• Despesas com materiais consumíveis
• Outras despesas correntes
• Despesas de capital

Relativamente às despesas de pessoal, deve ser indicado o número de pessoas, em função da natureza da relação de trabalho (tipo de bolsa, contrato de trabalho ou de prestação de serviços) e da sua qualificação, e respectivos encargos.